Порядок доступу до публічної інформації в Чорноморській міській раді Одеського району Одеської області та її виконавчих органах
1. Загальні положення
1.1. Метою створення Порядку доступу до публічної інформації в Чорноморській міській раді Одеської області та її виконавчих органах (далі – Порядок) є забезпечення ефективності та прозорості її діяльності, створення дієвих механізмів для реалізації права кожного на доступ до публічної інформації.
1.2. Підставою для створення Порядку доступу до публічної інформації, що знаходиться в розпорядженні Чорноморської міської ради Одеської області та її виконавчих органах (далі – органи місцевого самоврядування) є Закон України «Про доступ до публічної інформації» (далі – Закон). У Порядку терміни вживаються у значенні, наведеному у Законі України «Про доступ до публічної інформації».
1.3. Діловодство за запитами на інформацію (далі – Запити) в органах місцевого самоврядування здійснюється окремо від інших видів діловодства загального відділу виконавчого комітету Чорноморської міської ради Одеської області (далі – загальний відділ).
1.4. Спеціальним уповноваженим підрозділом з питань надання доступу до публічної інформації (надання публічної інформації) є відділ інформаційних технологій та з питань доступу до публічної інформації виконавчого комітету Чорноморської міської ради Одеської області (далі – Відділ).
1.5. Відділ здійснює всі правові, організаційні та технічні заходи, передбачені Законом України «Про доступ до публічної інформації», та є відповідальним за оприлюднення рішень та проектів рішень міської ради та виконавчого комітету міської ради на офіційному веб-сайті міської ради.
1.6. Публічна інформація, розпорядником якої є органи місцевого самоврядування м. Чорноморська та Чорноморський міський голова, – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання Чорноморською міською радою Одеської області, її виконавчим комітетом, виконавчими органами ради та Чорноморським міським головою, передбачених чинним законодавством повноважень.
1.7. Дія даного Порядку не поширюється на запити суб’єктів владних повноважень щодо отримання інформації при здійсненні ними своїх функції. Суб’єкти владних повноважень згідно із Законом не можуть надсилати запити на інформацію, вони отримують інформацію не за процедурою Закону, а на підставі норм окремих законів, які регулюють діяльність відповідного суб’єкта.
1.8. Інформація на запит надається безкоштовно. При наданні особі інформації про себе та інформації, що становить суспільний інтерес, плата за копіювання та друк не стягується.
1.9. У разі, якщо задоволення запиту на інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом більш як десять сторінок, запитувач зобов'язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання та друк. Розмір фактичних витрат визначається в межах граничних норм, встановлених Кабінетом Міністрів України.
1.10. До розміру відшкодування витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитами на інформацію, також враховуються витрати, пов'язані із скануванням або іншою комп'ютерною обробкою цих документів.
1.11. Відповідно до статті 13 Закону України «Про доступ до публічної інформації» Чорноморська міська рада Одеської області та її виконавчі органи є розпорядниками публічної інформації стосовно:
- інформації, що була отримана або створена у процесі реалізації Чорноморською міською радою Одеської області, її органами повноважень, передбачених законодавчими актами, та яка знаходиться у їх володінні;
- інформації, що була отримана або створена у процесі забезпечення діяльності Чорноморської міської ради Одеської області, її органами, та яка знаходиться у їх володінні.
1.12. Чорноморська міська ради Одеської області та її виконавчі органи не є розпорядниками інформації за запитами на інформацію:
- адресованими безпосередньо до депутатів Чорноморської міської ради Одеської області, посадових осіб Чорноморської міської ради Одеської області та її органів;
- стосовно інформації інших органів влади Одеської області;
- стосовно інформації, яка може бути отримана шляхом узагальнення, аналітичної обробки даних або потребує створення в інший спосіб.
2. Прийом та первинна обробка запитів
2.1. Всі запити, що стосуються надання публічної інформації, отриманої або створеної в процесі виконання органами місцевого самоврядування м. Чорноморська та Чорноморським міським головою повноважень, передбачених чинним законодавством, підлягають обов’язковій реєстрації у Відділі в електронній системі автоматизації діловодства.
2.2. Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до органів місцевого самоврядування м. Чорноморська та Чорноморського міського голови через Відділ в письмовій формі, по телефону, факсом, електронною поштою за вибором запитувача, якщо у такій кореспонденції зазначено, що це запит на інформацію.
2.3. Письмові запити, що надійшли на ім’я міського голови, заступників міського голови, окремих посадових осіб, керівників виконавчих органів міської ради, передаються для реєстрації до Відділу.
2.4. Особі, яка виявила бажання отримати публічну інформацію на особистому прийомі, надається можливість викласти своє прохання у письмовій формі, шляхом заповнення відповідної форми запиту на інформацію. Даний запит підлягає обов’язковій реєстрації в електронній системі у Відділі.
2.5. Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити:
- П.І.Б. (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;
- загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
- підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.
2.6. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пп. 2.5. цього Порядку, відповідно до ч. 1 ст. 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» є підставою для відмови в наданні інформації, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним законом термін. Відповідь на запит, надісланий електронною поштою, надсилається запитувачу на вказану електронну адресу або поштою.
2.7. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідної форми запиту на інформацію, яку можна отримати у Відділі та на офіційному веб-порталі міста Чорноморська.
2.8. У випадку надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь на який має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання, вказаний запит негайно перевіряється щодо його обґрунтованості та об’єктивності обставин, викладених у запиті. У разі визначення терміновості запиту необґрунтованою він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.
2.9. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.
2.10. У разі, якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації або запит на отримання публічної інформації, окрім вимоги щодо надання інформації містить ще й інші питання, то такі звернення (запити) передаються до загального відділу для реєстрації та подальшого розгляду відповідно до Закону України «Про звернення громадян».
3. Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації
3.1. Запити щодо надання публічної інформації приймаються Відділом у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 8:00 до 17:00, у п’ятницю – з 8:00 до 16:00) в приміщенні Чорноморської міської ради Одеської області за адресою: Одеська область, м. Чорноморськ, проспект Миру, 33. Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, що подаються особисто, не приймаються протягом обідньої перерви (з 12:00 до 13:00).
3.2. Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою реєструються у Відділі та невідкладно передаються на візування керівництву. Після відповідної візи керівництва запит опрацьовується Відділом разом із залученням відповідних підрозділів.
3.3. Запити щодо надання публічної інформації за допомогою електронної пошти надсилаються на спеціальну електронну адресу «public@cmr.gov.ua».
Відповідальні працівники Відділу періодично (але не рідше ніж 4 рази протягом робочого дня – о 9:00, 11:00, 13:00, 15:00) перевіряють наявність надходження нових запитів на зазначену електронну адресу. Нові запити після їх отримання реєструються Відділом.
3.4. У випадку, якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації», на будь-якій стадії прийому та реєстрації такого запиту залучаються працівники юридичного відділу для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа.
3.5. Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі приймаються та оформлюються Відділом.
3.6. При зверненні із запитом на отримання публічної інформації за телефоном до інших виконавчих органів ради, такі запити переадресовуються до Відділу. Аналогічний порядок переадресації застосовується при направленні запиту факсом.
3.7. Працівники Відділу приймають запит, викладений за телефоном, і на його підставі заповнюють форму запиту щодо надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у пп. 2.5. цього Порядку, дати та часу прийняття запиту. В аналогічному порядку здійснюється прийом запиту на отримання публічної інформації, поданий в усній формі.
3.8. Запити на отримання інформації, які надійшли факсом, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою.
3.9. У разі, якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його на вимогу запитувача має оформити посадова особа Відділу, обов'язково зазначивши в запиті своє ім'я, контактний телефон та надати копію запиту особі, яка його подала.
3.10. З метою запобігання розголошенню конфіденційної інформації про особу запитувач подає запит про себе тільки в письмовій формі особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства.
3.11. Якщо запит про особу подає уповноважена ним особа, до запиту додаються копії документів, які підтверджують її повноваження відповідно до чинного законодавства.
4. Процес реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації
4.1. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пп. 2.5. цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пп. 2.5. цього Порядку, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.
4.2. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження наступного робочого дня за фактичним днем надходження.
4.3. Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані органам місцевого самоврядування м. Чорноморська та Чорноморському міському голові, здійснюється Відділом в електронній системі реєстрації інформаційних запитів.
4.4. На кожний окремий запит оформлюється відповідна реєстраційна картка в електронній системі, в якій, крім даних, зазначених у пп. 2.5. цього Порядку, обов’язково фіксується час реєстрації.
4.5. При реєстрації в електронній системі реєстрації інформаційних запитів запити щодо надання публічної інформації класифікуються за:
4.5.1. статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;
4.5.2. територією знаходження запитувача: райони області, міста обласного значення, інші області тощо;
4.5.3. тематикою запиту;
4.5.4. способом надсилання запиту: письмово, електронною поштою, у телефонному режимі, факсом, подано особисто.
4.5.5. При реєстрації запити щодо надання публічної інформації, які подані у електронній формі, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту за телефоном працівники Відділу заповнюють форму запиту, яка подається на реєстрацію.
4.6. На прохання заявника, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації, працівники Відділу проставляють штамп з реєстраційним номером на другому друкованому екземплярі запиту, який запитувач залишає собі (у разі його стовідсотковій автентичності першому екземпляру запиту).
5. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації
5.1. Розгляд запитів щодо надання публічної інформації та накладення резолюцій із дорученнями на підготовку проекту відповіді запитувачу здійснює Відділ. Резолюцію з дорученням на підготовку проекту відповіді накладає міський голова, а у разі його відсутності один із заступників міського голови.
5.2. Резолюція оформлюється протягом трьох робочих годин з часу реєстрації запиту.
5.3. Після оформлення резолюції запит щодо надання публічної інформації протягом двох годин передається Відділу.
5.4. Попередній розгляд запитів, що відповідають вимогам частини 5 статті 19 Закону, продовжується Відділом шляхом встановлення повного переліку та обсягу публічної інформації, документів, які запитуються, та визначення профільних структурних підрозділів, в яких вони зберігаються (можуть зберігатися).
5.5. Попередній розгляд запитів завершується передачею (пересиланням) копії запиту із супровідною запискою-вимогою з описом його змісту в профільний структурний підрозділ – особі, що здійснює в ньому діловодство. Особа, яка здійснює діловодство в кожному структурному підрозділі, повинна опрацювати записку-вимогу в день її отримання та надати запитувану інформацію Відділу, документи, наявні в її підрозділі (незалежно від їхнього статусу), негайно, але не пізніше робочого дня, наступного за отриманням записки-вимоги. Перелік наданої інформації засвідчується підписом керівника структурного підрозділу. За наявності хоча б у частини запитуваної інформації статусу інформації з обмеженим доступом особа, що здійснює діловодство в профільному структурному підрозділі, має про це повідомити працівника Відділу, відповідального за опрацювання запиту, та його керівника.
5.6. Відділ розглядає запит та готує проект відповіді згідно з інформацією, наданою профільними структурними підрозділами.
5.7. Проекти відповідей подаються на підпис у двох примірниках. До проекту відповіді, у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).
5.8. Термін підготовки проекту відповіді на запит не може перевищувати трьох робочих днів.
5.9. У разі, якщо запит стосується сфери повноважень декількох структурних підрозділів, відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є Відділ, який узагальнює інформацію.
5.10. Відповіддю на запит є лист Відділу, адресований запитувачеві, складений за підсумками розгляду запиту. Відповідь може містити всю запитувану інформацію, її частину, відмову в задоволенні запиту повністю або частково. Відповідь має цілком відповідати суті запиту, щодо кожної з частин запитуваної інформації в ній має міститися відповідна інформація або мотивована відмова в її наданні.
5.11. При наданні відповіді запитувачу на електронну адресу лист за керівника Відділу та копії документів скануються та відправляються електронною поштою у форматі «PDF».
5.12. У разі, коли запит стосується надання великого обсягу інформації, потребує пошуку інформації серед значної кількості даних або запитувана інформація знаходиться у володінні різних виконавчих органів міської ради, а також для її узагальнення, підготовки повної та обґрунтованої відповіді треба використати значну кількість часу, Відділ може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку Відділ повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.
5.13. У разі продовження терміну розгляду запиту Відділ готує протягом трьох днів проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження.
5.14. Якщо органи місцевого самоврядування не володіють і не зобов'язані відповідно до її компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит, Відділ оформлює та протягом п'яти робочих днів з дня отримання запиту направляє запитувачу відповідь про відмову в задоволенні запиту.
5.15. У разі, якщо органи місцевого самоврядування не володіють запитуваною інформацією, їм відомо про належного розпорядника запитуваної інформації, цей запит в строк не більше п'яти робочих днів з дня його отримання направляється Відділом належному розпоряднику інформації, про що повідомляється запитувач.
5.16. Якщо Запит стосується інформації, яка в узагальненому та систематизованому вигляді в органах місцевого самоврядування відсутня або якою органи місцевого самоврядування як розпорядники інформації не володіють, а для задоволення запиту необхідне створення нового документу, в тому числі шляхом аналітичної роботи, то в задоволенні такого запиту може бути відмовлено.
5.17. У разі, якщо встановлено, що інформація, щодо якої зроблено запит, належить до інформації з обмеженим доступом (є конфіденційною, таємною або службовою), виконавець розглядає запит та готує обґрунтовану відповідь запитувачу з урахуванням вимог чинного законодавства.
5.18. Обмеження доступу до інформації у кожному випадку відбувається тільки після застосування «трискладового тесту» (перевірки наявності сукупності трьох критеріїв, передбачених ч. 2 ст. 6 Закону).
5.19. Обмеження доступу може відбуватися до інформації, а не до документу.
5.20. Відповідь про те, що інформація може бути одержана
із загальнодоступних джерел, або відповідь не по суті запиту не допускається.
5.21. Якщо протягом п'яти робочих днів з дня отримання запиту надійшов лист запитувача з проханням не розглядати його запит, відповідальний виконавець за дорученням керівництва зупиняє подальший розгляд цього запиту. У такому випадку відповідь не надається, що відображається у відповідній контрольно-реєстраційній картці.
5.22. Запити інформації від одного і того ж запитувача щодо надання однієї і тої самої інформації повторно не розглядаються, якщо перший запит розглянуто і відповідь на нього надано. У такому випадку Відділ на адресу запитувача направляє відповідь про результати розгляду попереднього запиту та, у разі необхідності, копію відповіді на попередній запит.
6. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду запитів
6.1. Відділ здійснює контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та підготовки інформації на запити структурними підрозділами та комунальними підприємствами.
6.2. Відповідальність за надання за запитами недостовірної чи неповної інформації, з порушенням встановлених строків або інших вимог закону в сфері доступу до публічної інформації несуть працівники Відділу, структурні підрозділи органів місцевого самоврядування, керівники комунальних підприємств, які відповідальні за надання Відділу інформації, згідно з чинним законодавством.
6.3. З метою забезпечення своєчасного виконання та розгляду запитів посадові особи Відділу зобов'язані:
6.3.1. Попереджати відповідальних виконавців про закінчення строку надання інформації для підготовки відповіді на запит не пізніше дня, який передує останньому дню розгляду запиту.
6.3.2. Направляти відповідальним виконавцям нагадування на паперових носіях у випадках, якщо до кінця дня надання відповіді до Відділу не передані всі документи щодо розгляду та надання відповіді на запит.
6.4. З метою попередження порушень строків розгляду Запитів та інших недоліків у цій роботі посадовими особами Відділу здійснюється аналіз:
6.4.1. щоденно - стану виконавської дисципліни з розгляду запитів;
6.4.2. щоквартально – стану роботи із запитами та надаються службові записки керівництву з пропозиціями щодо вдосконалення роботи у цьому напрямі.
6.5. З метою забезпечення контролю за виконанням вимог чинного законодавства в сфері доступу до публічної інформації юридичним відділом може здійснюватися вибіркова перевірка роботи Відділу.
6.6. У разі порушення термінів, вказаних у п.п. 6.1. цього Порядку, Відділ невідкладно інформує міського голову або одного з його заступників для вжиття відповідних заходів.
7. Процес оприлюднення публічної інформації, що була отримана або створена під час виконання органами місцевого самоврядування м. Чорноморськ та Чорноморським міським головою владних повноважень
7.1. Доступ до публічної інформації, що перебуває у розпорядженні органів місцевого самоврядування м. Чорноморськ та Чорноморського міського голови, забезпечується шляхом її розміщення на офіційному веб-порталі міста Чорноморська http://cmr.gov.ua, в міській газеті «Чорноморський маяк», на інформаційних стендах, розміщених в приміщенні Чорноморської міської ради Одеської області, а також шляхом надання інформації за запитами фізичних та юридичних осіб, об’єднань громадян без статусу юридичної особи.
7.2. Окремі найбільш важливі для життєдіяльності Чорноморської територіальної громади рішення Чорноморської міської ради Одеської області, її виконавчого комітету, а також інформація про діяльність органів місцевого самоврядування м. Чорноморська та Чорноморського міського голови публікуються в міській газеті «Чорноморський маяк».
7.3. З метою забезпечення доступу до публічної інформації, що перебуває у розпорядженні органів місцевого самоврядування, рішення та проекти рішень міської ради та виконавчого комітету міської ради оприлюднюються на офіційному веб-сайті міської ради згідно з вимогами Закону (окрім тих, в яких міститься конфіденційна, таємна або службова інформація).
7.4. Відділ є відповідальним за оприлюднення рішень та проектів рішень міської ради та виконавчого комітету міської ради на офіційному веб-сайті міської ради.
7.5. Електронні копії рішень Чорноморської міської ради Одеської області після їх підписання протягом трьох робочих днів з дня прийняття передаються організаційним відділом виконкому до Відділу. До електронних копій додається супровідний лист, засвідчений підписом начальника організаційного відділу, узгоджений з управлінням державної реєстрації прав та правового забезпечення, із зазначенням наступної інформації по кожному рішенню:
- повна назва та номер рішення;
- кількість та назви додатків до рішення;
- відомості про розпорядника інформації, який є розробником рішення;
- відомості про відповідальну особу з питань доступу до публічної інформації розпорядника інформації або виконавця, що готував рішення, та адресу їх електронної пошти.
7.6. Електронні копії рішень виконавчого комітету Чорноморської міської ради Одеської області після їх підписання протягом трьох робочих днів з дня прийняття передаються загальним відділом виконкому до Відділу. До електронних копій додається супровідний лист, засвідчений підписом начальника загального відділу, узгоджений з управлінням державної реєстрації прав та правового забезпечення, із зазначенням наступної інформації по кожному рішенню:
- повна назва та номер рішення;
- кількість та назви додатків до рішення;
- відомості про розпорядника інформації, який є розробником рішення;
- відомості про відповідальну особу з питань доступу до публічної інформації розпорядника інформації або виконавця, що готував рішення, та адресу їх електронної пошти.
7.7. Відділ протягом двох робочих днів забезпечує публікацію рішень Чорноморської міської ради Одеської області, її виконавчого комітету на офіційному веб-порталі міської ради.
7.8. Оприлюднення інформації на офіційному веб-порталі міської ради здійснюється з обов’язковим зазначенням дати оприлюднення і дати оновлення інформації.
7.9. Електронні копії проектів рішень, що підлягають обговоренню, передаються до Відділу структурним підрозділом, відповідальним за підготовку рішення через загальний та організаційний відділи виконкому, не пізніш ніж за двадцять два робочих дня до дати їх розгляду з метою прийняття.
7.10. Відділ здійснює розміщення електронних копій проектів рішень, що підлягають обговоренню, не пізніш як за двадцять робочих днів до дати їх розгляду з метою прийняття.
7.11. Інформація про діяльність органів місцевого самоврядування м. Чорноморська та Чорноморського міського голови розміщується на офіційному веб-порталі міської ради та/або публікується в міській газеті «Чорноморський маяк». Відповідальним за підготовку, опрацювання, розміщення та оновлення інформації про діяльність органів місцевого самоврядування на офіційному веб-порталі міської ради є Відділ.
7.12. Інформація про склад та діяльність постійних комісій Чорноморської міської ради Одеської області, розміщується на офіційному веб-порталі міської ради та/або публікується в міській газеті «Чорноморський маяк» в порядку визначеному Законом.
7.13. Відповідальним за опрацювання, розміщення і оновлення інформації, обов’язковість якої визначена Законом, є Відділ.
7.14. Виконавчі органи ради (структурні підрозділи), комунальні підприємства, установи м. Чорноморська та їх посадові особи зобов’язані сприяти Відділу у виконанні вимог п. 7.13. цього Порядку.
7.15. Виконавчі органи ради (структурні підрозділи), комунальні підприємства та установи м. Чорноморська передають в електронному вигляді інформацію обов’язковість розміщення та оновлення якої визначена Законом до Відділу, який розміщує дану інформацію на офіційному веб-порталі міської ради.
7.16. Додатково інформація про діяльність органів місцевого самоврядування, зразки форм та бланків, зразок запиту на отримання публічної інформації, інша публічна інформація, розпорядником якої є органи місцевого самоврядування, розміщується на інформаційних стендах в приміщенні Чорноморської міської ради Одеської області за адресою: Одеська область, м. Чорноморськ, проспект Миру, буд. 33.
8. Особливості оприлюднення публічної інформації з обмеженим доступом
та розгляду запитів щодо такої інформації
8.1. Публічною інформацією з обмеженим доступом є конфіденційна інформація, таємна інформація та службова інформація.
8.2. Конфіденційна інформація - інформація, доступ до якої обмежено фізичною або юридичною особою, крім суб'єктів владних повноважень, та яка може поширюватися у визначеному ними порядку за їхнім бажанням відповідно до передбачених ними умов.
8.3. Конфіденційна інформація може оприлюднюватись чи надаватись за запитами на отримання публічної інформації лише за згодою осіб, які обмежили доступ до інформації, а за відсутності такої згоди - лише в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини.
8.4. Таємна інформація - інформація, доступ до якої обмежується відповідно до частини другої статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації», розголошення якої може завдати шкоди особі, суспільству і державі. Таємною визнається інформація, яка містить державну, професійну, банківську таємницю, таємницю слідства та іншу передбачену законом таємницю.
8.5. До службової інформації належить інформація:
8.5.1. що міститься в документах, які становлять внутрішньовідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов'язані з розробкою напряму діяльності установи або здійсненням контрольних, наглядових функцій, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень;
8.5.2. зібрана в процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни, яку не віднесено до державної таємниці;
8.5.3. інша інформація, визначена органами місцевого самоврядування.
8.6. Документам, що містять інформацію, яка становить службову інформацію, присвоюється гриф «для службового користування». Доступ до таких документів надається відповідно до частини другої статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації».
8.7. Перелік відомостей, що становлять службову інформацію, не може бути обмеженим у доступі.
8.8. Інформація з обмеженим доступом (конфіденційна, таємна, службова) має надаватися розпорядником інформації, якщо він правомірно оприлюднив її раніше.
8.9. Не може бути обмежено доступ до інформації про розпорядження бюджетними коштами, володіння, користування чи розпорядження комунальним майном, у тому числі до копій відповідних документів, умови отримання цих коштів чи майна, прізвища, імена, по батькові фізичних осіб та найменування юридичних осіб, які отримали ці кошти або майно.
8.10. Обмеженню доступу підлягає інформація, а не документ. Якщо документ містить інформацію з обмеженим доступом, для ознайомлення надається інформація, доступ до якої необмежений.
8.11. Питання оприлюднення публічної інформації з обмеженим доступом, а також надання такої інформації за запитами фізичних та юридичних осіб вирішується у кожному випадку окремо.
9. Доступ до інформації про особу
9.1. Кожна особа має право:
9.1.1. знати у період збирання інформації, але до початку її використання, які відомості про неї та з якою метою збираються, як, ким і з якою метою вони використовуються, передаються чи поширюються, крім випадків, встановлених законом;
9.1.2. доступу до інформації про неї, яка збирається та зберігається;
9.1.3. вимагати виправлення неточної, неповної, застарілої інформації про себе, знищення інформації про себе, збирання, використання чи зберігання якої здійснюється з порушенням вимог закону;
9.1.4. на ознайомлення за рішенням суду з інформацією про інших осіб, якщо це необхідно для реалізації та захисту прав та законних інтересів;
9.1.5. на відшкодування шкоди у разі розкриття інформації про цю особу з порушенням вимог, визначених законом.
9.2. Обсяг інформації про особу, що збирається, зберігається і використовується розпорядниками інформації, має бути максимально обмеженим і використовуватися лише з метою та у спосіб, визначений законом.
9.3. Розпорядники інформації, які володіють інформацією про особу, зобов'язані:
9.3.1. надавати її безперешкодно і безкоштовно на вимогу осіб, яких вона стосується, крім випадків, передбачених законом;
9.3.2. використовувати її лише з метою та у спосіб, визначений законом;
9.3.3. вживати заходів щодо унеможливлення несанкціонованого доступу до неї інших осіб;
9.3.4. виправляти неточну та застарілу інформацію про особу самостійно або на вимогу осіб, яких вона стосується.
9.4. Зберігання інформації про особу не повинно тривати довше, ніж це необхідно для досягнення мети, задля якої ця інформація збиралася.
9.5. Відмова особі в доступі до інформації про неї, приховування, незаконне збирання, використання, зберігання чи поширення інформації можуть бути оскаржені.
10. Система обліку (реєстр) публічної інформації, що була створена під час виконання владних повноважень органами місцевого самоврядування
10.1. З метою забезпечення збереження, систематизації та доступу до публічної інформації, створеної в процесі діяльності органів місцевого самоврядування, запроваджується система електронного обліку документованої публічної інформації.
10.2. Обов’язковій реєстрації в системі електронного обліку документованої публічної інформації підлягають рішення міської ради, її виконавчого комітету та розпорядження голови, договори та угоди, стороною яких є міська рада, її виконавчий комітет чи міський голова, тощо.
10.3. Система електронного обліку документованої публічної інформації має містити:
10.3.1. назву документа;
10.3.2. дату створення документа;
10.3.3. дату надходження документа;
10.3.4. джерело інформації (автор, відповідний підрозділ);
10.3.5. передбачену законом підставу віднесення інформації до категорії з обмеженим доступом;
10.3.6. строк обмеження доступу до інформації, у разі якщо вона віднесена до інформації з обмеженим доступом;
10.3.7. галузь;
10.3.8. ключові слова;
10.3.9 тип, носій (текстовий документ, плівки, відеозаписи, аудіозаписи тощо);
10.3.10. вид (нормативні акти, угоди, рішення, протоколи, звіти, прес-релізи);
10.3.11. проекти рішень (доповідні записки, звернення, заяви, подання, пропозиції, листи тощо);
10.3.12. форму та місце зберігання документа.
10.4. Доступ до систем електронного обліку документованої публічної інформації забезпечується шляхом надання відповідного запиту.
10.5. Відділ забезпечує функціонування системи електронного обліку документованої публічної інформації та вживає заходів щодо недопущення несанкціонованого доступу до систем з метою її знищення чи зміни.
10.6. Доступ до інформації, яка міститься в системі електронного обліку документованої публічної інформації, також забезпечується шляхом публікації рішень міської ради та її виконавчого комітету на офіційному веб-порталі міської ради.
10.7. Організаційний відділ виконкому подає до Відділу протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення електронні реєстри рішень міської ради.
10.8. Загальний відділ виконкому подає до Відділу протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення чи розпорядження електронні реєстри рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови.
10.9. Виконавчі органи ради (структурні підрозділи), які здійснюють підготовку договорів та/або угод, стороною яких є міська рада, її виконавчий комітет чи міський голова протягом трьох робочих днів з дня підписання договору та/або угоди подають до Відділу реєстри договорів та/або угод.
10.10. Після отримання відповідних реєстрів Відділ здійснює наповнення системи електронного обліку документованої публічної інформації новими даними.
10.11. Система електронного обліку документованої публічної інформації не може бути віднесена до категорії інформації з обмеженим доступом.
11. Облік і формування справ, їх зберігання
11.1. Оригінали запитів, документів, пов’язаних із їх опрацюванням (витребувані з профільного структурного підрозділу первинні документи, записки-вимоги про їх надання (за наявності), службові записки щодо надання інформації з обмеженим доступом запитувачеві (за наявності), копії відповідей на запити (у випадках, визначених Порядком, - й оригінали) формуються Відділом у справи.
11.2. Копії документів, що додаються до відповідей на запити, до справ не залучаються.
11.3. Кожен запит та всі документи щодо його розгляду формуються Відділом
у самостійну справу і вміщуються в спеціальну обкладинку. Документи у цих справах розміщуються в хронологічному або алфавітному порядку.
11.4. Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи та їх комплектність.
11.5. Відділ забезпечує зберігання Запитів.
11.6. Строк зберігання документів за запитами визначається переліками документів і номенклатурами справ та вимогами чинного законодавства.
Право на оскарження рішень, дій чи бездіяльності розпорядників інформації
Згідно з Законом "Про доступ до публічної інформації" відповідь на інформаційний запит має бути надано не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду запиту може бути продовжено до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження.
Відповідно до статті 23 Закону "Про доступ до публічної інформації" рішення, дії, чи бездіяльність розпорядників інформації можуть бути оскаржені до керівника розпорядника, вищого органу або суду.
Оскарження рішень, дій чи бездіяльності розпорядників інформації до суду здійснюється відповідно до Кодексу адміністративного судочинства України.